Privacyverklaring
HR Natuurlijk helpt ondernemers en organisaties bij HR- en organisatievraagstukken. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt van klanten, zakelijke contacten en, in het kader van opdrachten, medewerkers en andere betrokkenen.
HR Natuurlijk gaat zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie is verantwoordelijk?
HR Natuurlijk is verantwoordelijk voor persoonsgegevens waarvan HR Natuurlijk zelf het doel en de wijze van verwerking bepaalt. Bij werkzaamheden voor opdrachtgevers kan de opdrachtgever verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer HR Natuurlijk gegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een opdrachtgever verwerkt, worden hierover waar nodig aanvullende afspraken gemaakt.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt HR Natuurlijk en waarom?
HR Natuurlijk verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor het contact met klanten en zakelijke relaties en voor het uitvoeren van HR- en organisatieadvies. Het kan hierbij gaan om naam- en contactgegevens, bedrijfs- en functiegegevens, correspondentie, afspraken, offerte-, contract- en factuurgegevens.
Bij de uitvoering van opdrachten kan HR Natuurlijk daarnaast persoonsgegevens verwerken van medewerkers, managers, sollicitanten en andere betrokkenen binnen de organisatie van een opdrachtgever. Het kan daarbij gaan om gegevens over bijvoorbeeld functie, arbeidsrelatie, functioneren, ontwikkeling, verzuim, arbeidsvoorwaarden of andere informatie die nodig is voor het betreffende HR- of organisatievraagstuk.
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover dat nodig is voor het contact, de uitvoering van een opdracht, de bedrijfsvoering en administratie of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Wanneer persoonsgegevens nodig zijn om een overeenkomst aan te gaan of uit te voeren en deze gegevens niet worden verstrekt, kan HR Natuurlijk de betreffende dienstverlening mogelijk niet uitvoeren.
3. Grondslag voor verwerking
HR Natuurlijk verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit:
- voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst;
- om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- op basis van een gerechtvaardigd belang voor een goede bedrijfsvoering, relatiebeheer of het beschermen van juridische belangen;
- op basis van toestemming, wanneer dit voor de betreffende verwerking nodig is.
Voor bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.
4. Bijzondere persoonsgegevens en bron van gegevens
Door de aard van de dienstverlening kan HR Natuurlijk te maken krijgen met bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens bij een verzuimvraagstuk. Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is en niet meer dan nodig voor de betreffende werkzaamheden.
Persoonsgegevens worden rechtstreeks van betrokkenen verkregen of, in het kader van een opdracht, bijvoorbeeld van een opdrachtgever, leidinggevende, medewerker, HR-verantwoordelijke, arbodienst, bedrijfsarts of professionele adviseur, voor zover deze gegevens rechtmatig mogen worden verstrekt en verwerkt.
5. Delen van persoonsgegevens
HR Natuurlijk verkoopt persoonsgegevens niet en deelt deze alleen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening of bedrijfsvoering, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt of gedeeld met IT-, e-mail-, hosting- en softwareleveranciers, een boekhouder of accountant, juridisch adviseurs of andere professionele dienstverleners. Met partijen die namens HR Natuurlijk persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over de bescherming van deze gegevens.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan.
6. Bewaartermijnen en beveiliging
Persoonsgegevens worden door HR Natuurlijk niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, voor het uitvoeren van overeenkomsten en voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Daarbij wordt rekening gehouden met eventuele wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.
HR Natuurlijk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.
7. Website en cookies
Wanneer iemand via de website contact opneemt met HR Natuurlijk, worden de verstrekte persoonsgegevens gebruikt om het contact en eventuele daaruit voortvloeiende dienstverlening af te handelen.
De website kan gebruikmaken van functionele, analytische en/of marketingcookies. Wanneer voor het plaatsen van cookies toestemming vereist is, worden deze alleen geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.
8. Jouw rechten
Wanneer HR Natuurlijk verantwoordelijk is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je afhankelijk van de situatie het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken of je gegevens over te laten dragen. Je kunt daarnaast bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en eerder gegeven toestemming intrekken.
Een verzoek kan worden ingediend via info@hrnatuurlijk.nl. HR Natuurlijk kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Wanneer HR Natuurlijk persoonsgegevens namens een opdrachtgever verwerkt, kan het verzoek worden afgestemd met of doorgestuurd naar de betreffende opdrachtgever.
9. Vragen en klachten
Heb je vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met HR Natuurlijk via info@hrnatuurlijk.nl.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
HR Natuurlijk kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, bedrijfsvoering of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat op de website.